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Control de clientes con etiquetas, recibos y listados. AGENDA PLUS es un programa MEGSOFT (marca registrada de NDS INFORMATICA, S.A.) capaz, básicamente, de mantener un fichero de clientes, facilitando las correspondientes altas, bajas y modificaciones, al tiempo que la emisión de listados, etiquetas de correo y recibos. Por ello, puede ser de utilidad en el ámbito de las profesiones liberales, ya que facilita enormemente el trabajo administrativo de facturación de servicios a abogados, dentistas, administradores de fincas, etc. EQUIPO NECESARIO La aplicación está diseñada para el AMSTRAD PCW-1512 o PCW-8256 ampliado. Es decir, ordenador central con monitor, teclado, impresora y dos unidades de disco; la primera de ellas con una capacidad de 180 Kbytes, y la segunda de 720 Kbytes, después del formateado. CARACTERISTICAS Y CAPACIDADES La aplicación permite la confección de etiquetas de clientes, recibos de honorarios, así como el posterior control de recibos pendientes, hasta un máximo de tres por cliente. Tanto la impresión de clientes como de recibos, asi como las consultas por pantalla pueden emplear como referencia de búsqueda y acceso diferentes criterios de selección. En cuanto a la capacidad del programa se refiere, podemos decir que se mantendrá un fichero de clientes de hasta 900 registros, así como 24 conceptos de 26 caracteres para la emisión de recibos. Por otro lado, y como justificación del no muy alto número de clientes, debemos decir que la longitud del registro es de 682 caracteres; puesto que el registro dispone de un último campo de comentarios de 375 posiciones, ideal para contener cualquier tipo de información libremente estructurada. En otro orden de cosas, y esta es una característica muy a tener en cuenta, el programa es susceptible de modificación, sobre todo en la salida impresa de etiquetas y recibos, para adaptarse a las necesidades particulares de cada usuario concre- PUESTA EN MARCHA DE LA APLICACION Para la puesta en marcha de la aplicación es necesario colocar en la unidad A el disco del sistema operativo CP/M PLUS, con lo cual se produce la carga automática del mismo. A continuación, se visualiza en pantalla el mensaje «A». En este punto, es necesario reemplazar el disco de CP/M por el suministrado con la aplicación, pulsando ALT y C al mismo tiempo. A continuación, escribiremos INICIO MENUS seguido de la pulsación de RETURN, con lo que se cargará y ejecutará el programa de forma automática. Después de unos instantes, aparece en el monitor una pantalla de copyright, indicativa de la versión y referencia del programa, dándose paso a la pantalla de introducción de fecha, la cual es obligatoria. Lógicamente, el disco de trabajo previamente formateado, deberá introducirse en la unidad B, puesto que sobre él se almacenarán los datos correspondientes. Una vez generado el disco de trabajo es conveniente definir los datos de la empresa así como los parámetros necesarios para la impresión de etiquetas y recibos, tales como distancias entre etiquetas, numeración de recibos, etc. Después de realizar estas operaciones, lo más lógico es definir los conceptos pertinentes para la realización posterior de los recibos, y a continuación introducir los datos de los clientes. Como recomendación adicional, se recomienda al usuario que realice con frecuencia copias del disco de trabajo, a poder ser después de cada nueva sesión de trabajo. Esta medida evitará en la medida de lo posible los problemas derivados de un corte en el fluido eléctrico inoportuno, o un deterioro del disco por cualquier otra causa. Si a pesar de las precauciones se produce un deterioro en los ficheros, cabe la posibilidad aún de regeneración de éstos, a través del programa de utilidad contenidos en la opción A del menú general. Con su ayuda, la pérdida de datos se reducirá siempre al mínimo, haciendo el desarrollo de la aplicación altamente seguro. MENU GENERAL DE LA APLICACIÓN La aplicación está dirigida por un menú general de 10 opciones, además de una adicional que desemboca en la salida de programa. El titulo de estas opciones es: Altas, bajas, consultas, modificaciones, conceptos, etiquetas, recibos, cobros de recibos, listados y utilidades. Lógicamente, la primera vez que se pone en marcha el programa, es necesario generar el disco de datos, el cual debe ser previamente formateado con ayuda del sistema operativo CP/M. Para la generación de este disco, debemos acudir a la opción A, última del menú general. LOS PROGRAMAS DE UTILIDAD Dentro de la utilidad 1 de datos de empresa, se definen los datos de la empresa/usuario, que aparecerán como cabecera de todos los listados. En la utilidad 2 de datos para recibos y etiquetas, se definen los parámetros necesarios para la impresión de etiquetas y recibos. En la utilidad 3 de datos de impresión se definen los códigos especiales de impresión, dependiendo de la impresora a utilizar, para la realización de la letra ampliada y reducida. La utilidad 4 es la destinada a la inicialización, es decir, la posibilidad de borrar cualquier fichero de datos. La utilidad 5 se encarga, por el contrario, de la operación inversa: regeneración de los ficheros en el caso de corte de fluido eléctrico u otras causas. Por último, la utilidad 6 es la encargada de la generación del disco de trabajo para el almacenamiento de los datos de la aplicación. DISEÑOS DE REGISTRO Para dar idea de lo completo de los datos contenidos en el fichero clientes, reproducimos en el cuadro adjunto su diseño. Como podemos ver, los datos se dividen en tres pantallas de las cuales, la primera de ellas contiene los personales y de recibos a emitir, la segunda los datos de recibos pendientes de pago y la tercera los comentarios opcionales.
CONSULTA Y MODIFICACION En las consultas por pantalla al fichero de clientes, pueden seguirse los siguientes criterios de selección: Código, nombre, domicilio, población, provincia, actividad, forma de pago y día de pago. En el apartado de conceptos, es posible definir hasta 24 de éstos, indicando su concepto e importe. En cualquier caso, existe libertad para borrar consultar o modificar cualquier concepto después de su creación mi cial. Por otro lado, en caso de modificación de precios en cualquier concepto, cabe la posibilidad de actualizar éstos en los próximos recibos a emitir a cada cliente. De forma similar a lo comentado en el apartado de consultas por pantalla al fichero, es posible imprimir etiquetas y recibos de un grupo determinado de clientes, utilizando diferentes criterios de selección: Código, población, provincia, actividad, forma de pago y día de pago. En cuanto a control de impagados se refiere, es posible indicar los recibos que han resultado cobrados, según el tipo a que pertenezcan. De esta forma, se distinguirá si se trata de la ultima remesa, o de remesas anteriores. Dentro del apartado de listados, es posible efectuar diferentes tipos, tanto en el formato completo como restringido: Clientes con criterios de selección, clientes con orden alfabético, conceptos, recibos emitidos con criterios de selección y recibos pendientes de diferentes remesas. Estos criterios de selección son los mismos que para la confección de etiquetas y recibos (por código, población, provincia, actividad, forma de pago y dia de pago). DATOS RELATIVOS A ETIQUETAS Y RECIBOS Inmediatamente antes de la impresión de etiquetastenemos acceso a una pantalla de parámetros. En esta pantalla especificamos la salida del papel que utilizaremos, es decir, el número de etiquetas por linea (1,2 ó 3). A continuación se determina la distancia entre el comienzo de la hoja y la primera etiqueta, donde comienza la impresión, así como la distancia entre una y otra, en el caso de más de una salida impresa. Por último, se introduce la distancia de salto vertical entre etiquetas. Como datos fijos en cada etiqueta aparecen el nombre, dirección población y provincia. Opcionalmente, es posible incluir una primera linea conteniendo el código del cliente, así como una última recogiendo el campo de ATENCION SR. En cuanto a emisión de recibos se refiere, se nos pregunta por la localidad de expedición, y si se trata de recibo automático o no; entendiéndose por método automático aquel en que la numeración de recibos es consecutiva. Para facilitar la nu- MODIFICACIONES DE LA APLICACION NDS INFORMATICA, S.A. ha creído conveniente considerar la posibilidad de personalización de sus aplicaciones MEGSOFT, de forma que el usuario pueda solicitar modificaciones sobre listados, recibos, etc. Para ello, se incluye con el manual una hoja para remitir a NDS con la propuesta de modificación adecuada. El contenido de esta hoja de especificaciones será estudiado cuidadosamente, de cara a conocer si se trata de una modificación factible. De serlo, se enviará la oferta económica correspondiente, y en caso contrario se comunicará al usuario las razones por las cuales no es posible atender a su petición. Como documentación adicional, el usuario deberá remitir igualmente muestras de los preimpresos sobre los cuales desea se efectúen las modificaciones, para facilitar asi la confección del informe correspondiente. Diseño de registro Datos de primera pantalla
Datos de segunda pantalla
Datos de tercera pantalla
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