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Son muchas las tareas que realizamos diariamente, de una manera rutinaria, y sobre las que nunca nos hemos parado a pensar si hay una forma más razonable o productiva de hacerlo. Asimismo alguna vez surae algún proyecto fuera de lo común y después de pasar bastante tiempo con él, desgraciadamente, no siempre resulta como nosotros esperamos. Todos sabemos que una buena organización es fundamental para conseguir el éxito en cualquier empresa que llevemos a cabo. Con mala organización difícilmente podremos realizar, repartir y coordinar las distintas tareas de las que se compone el proyecto. Esta dificultad crece a medida que aumenta el número de tareas. En fin, no es nuestra intención desanimaros ante los distintos proyectos (grandes o pequeños) que tengáis que realizar a lo largo de vuestra vida, sino todo lo contrario; ayudaros. Por eso vamos a daros el nombre a la palabra clave que hará, dentro de lo posible, que vuestros proyectos se realicen de la forma más racional: PLANIFICAR. El primer paso para estudiar un proyecto es hacer una red o grafo del mismo. Una red es una representación gráfica de la actividad o proyecto a realizar. En el grafo, cada tarea se representa por un círculo, aunque también hay otros autores que lo representan simplemente por un punto e incluso por un cuadro. Nosotros utilizaremos el círculo. A estos círculos se los denomina nudos de la red. Los nudos están unidos entre sí por líneas rectas. Si de un nudo sale más de una recta hacia otros nudos significa que la tarea que ese nudo representa ha de terminar para que las de los otros nudos empiecen. De igual manera si a un nudo llegan varias líneas, hasta que no terminen todas las tareas que esos nudos representan, no podremos comenzar esta última. Nótese que hemos mencionado «llegan» y «salen» pero, ¿QUE LINEAS ENTRAN Y QUE LINEAS SALEN? Es muy sencillo. Tomaremos el convenio de que el nudo más a la izquierda es el comienzo e iremos de izquierda a derecha hasta llegar al último nudo, que será el final del proyecto. Si un nudo es condición para que otro empiece se llama antecedente. Todos los nudos tienen antecedentes menos el comienzo. Si un nudo es antecedente de otro este último es consecuente del primero. Por supuesto, que otro dato indispensable es la duración de las tareas. Cada tarea tiene una duración determinada que nosotros hemos de saber de antemano (o estimarla lo más correctamente que podamos) para introducirla en el programa cuando éste nos lo pida. Esta parte es fundamental porque sobre ella se desarrolla el CAMINO CRITICO. ¿Qué es el camino crítico? Imaginemos que tenemos diez tareas diferentes con un tiempo máximo de realización para cada una, como es lógico unas dependerán de otras para poder iniciarse. Quien todavía no haya comprendido la filosofía de COMPLANIFICAR pensará que esto es una tontería. Bastará con iniciar todas las tareas lo antes posible y así se terminará lo antes posible. Bien, esto obviamente es cierto, pero... Supongamos que somos ingenieros de una compañía y nos mandan construir un puente en el mínimo tiempo posible y, esto es importante, con el mínimo coste. Supongamos también que en determinada fase de la construcción tenemos que traer unas estructuras desde una ciudad distante de la que nos encontramos y que esas estructuras deben permanecer en su transporte especial hasta el momentó de su colocación, por un equipo también especializado. Si iniciamos todas las tareas lo antes posible probablemente nos sucederá que las estructuras, el camión que las transporta y el equipo especializado en colocarlas estén esperando varios días hasta que finalicen las tareas precedentes, ya que a ellos también los hemos llamado lo antes posible. Por supuesto, el transportista y el equipo de colocación cobran todos estos días aunque no trabajen, con lo que no se puede decir que hacer esto sea muy rentable para nuestro proyecto. Se trata, pues, de conocer las tareas o nudos donde debamos poner el máximo esfuerzo en acabar a tiempo para que el proyecto termine en un plazo fijo. En las demás tareas nos interesará saber el margen de varianza o tardanza que tenemos sin que ello afecte a la finalización del proyecto en el plazo previsto. Este margen de tardanza se denomina HOLGURA en la terminología PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos). El programa calcula tres tipos de holgura; la HOLGURA INTERFERENTE, la HOLGURA INDEPENDIENTE, y la HOLGURA TOTAL Las dos primeras son el resultado de recorrer la red desde el primer nudo hasta el último y al contrario, y hallar unas holguras específicas de cada actividad. No queremos profundizar mucho en los mecanismos en los cuales se basan los cálculos de las holguras ni en el significado tangible de las dos primeras porque nos llevaría bastante tiempo y desde luego se necesitarían bastantes más páginas de las que disponemos. Por otra parte, lo que en realidad le interesa conocer al usuario del programa es la holgura total y el camino crítico. Quien desee profundizar más en el tema tiene a su disposición una variada gama de libros sobre el mismo en cualquier librería técnica. La holgura total nos da el retraso que puede tener una tarea sin afectar a las demás en la conclusión del proyecto. Si calculamos las fechas primera y última (osea la fecha de empiece más pronta y la fecha de empiece más tardía posible) de todos los nudos de un proyecto se hallará al menos un camino en el cual las duraciones de ambas sean ¡guales para cada uno de los nudos que ese camino recorre en nuestra red. Ese es precisamente el llamado camino crítico. La duración de todas las tareas del camino crítico es igual a la duración total del proyecto y cualquier retraso de una de ellas provocará un retraso en el proyecto. En cuanto al manejo del programa es muy simple y en todo momento podéis acceder al menú principal que os muestra todas las opciones disponibles en el mismo.
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