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Ein Programm zur Ordnung der Fahrkostenquittungen Wer noch in der Ausbildung ist und Fahrkosten hat, bekommt diese ganz oder teilweise erstattet. Dazu muß man alle Kostenbelege fein säuberlich ordnen und auswerten - eine Arbeit, die kaum Freunde findet. Einfacher geht's aber mit dem CPC - und dem Programm BELEGVERWALTUNG. Unser Programm zur Erfassung und Verwaltung von Fahrkostenbelegen ist nach keiner bestimmten Norm aufgebaut, da es eine solche nicht gibt, und richtet sich daher nach allgemein kaufmännischen Prinzipien. Wie auch in anderen Bereichen, bei denen Geld eine Rolle spielt, ist cs ganz nützlich, System und Ordnung im Papierkram zu haben. Hinzu kommt, daß man zwar meistens an derartige, unbeliebte Arbeiten mit einigem Widerwillen herangeht, hinterher jedoch froh ist, wenn alles stimmt und geordnet ist. Daher kann man unser Programm auch als kleine "Überwindungshilfe" sehen. Das Programm besteht aus dem Hauptprogramm BEL.BAS und der Initialisierungsroutine BELINIT.BAS, die man vor der ersten Benutzung des Programmes starten muß, damit die Datendateien, die die Belegdaten speichern sollen, erstellt werden können. Nachdem die Einrichtung des Programms eifolgt ist, wird es mit RUN"BEL.BASaufgerufen. Im darauf erscheinenden Hauptmenü kann man zwischen vier Optionen wählen. 1. Belegorganisation Nach Anwahl dieses Menüpunktes stehen wieder Optionen zur Auswahl, nämlich Neue Belege eingeben, Alte Belege ändern und Alte Belege löschen. Denjenigen unter unseren Lesern, die eine kaufmännische Ausbildung machen, wird auffallen, daß das Programm die Belege ebenso ordnet und verwaltet, wie dies allgemein bei Buchführung üblich ist. Natürlich können auch in diesem Bereich unerfahrene Anwender mit dem Programm sehr leicht arbeiten. Will man neue Belege eingeben, erhält zunächst jeder Beleg vom Programm eine Belegnummer, die man tunlichst auch auf jedem Beleg entsprechend vermerken sollte. Danach gibt man die Gültigkeitsdauer an. In der Spalte Bemerkung (Art des Beleges) wird eine entsprechende Belegbezeichnung eingetragen, Beispiel: Bahn Würzburg-Nürnberg (Jun-Pass) Klar ist natürlich auch, daß der Preis vermerkt werden muß, was in der nächsten Spalte geschieht. Zuletzt kann man noch in der Spalte Ab vermerken, ob man den Beleg abgelegt hat oder nichtersteres ist zu empfehlen. Hat man alle Manchmal kommt es vor, daß man Alte Belege ändern oder löschen muß. Auch diese Funktionen bietet Belegverwaltung. Die Bedienung dieser Optionen ist identisch mit der Belegerfassung. Während man bei Belegen die Gültigkeitsdauer. die Bemerkung oder aber den Preis ändern kann, sollte man mit dem Löschen von Belegen, die bereits erfaßt wurden, vorsichtig sein. Schließlich erhält, wie bereits erwähnt, jeder Beleg eine Nummer vom Programm, die man auch der guten Ordnung halber auf dem Beleg selbst vermerken sollte. Löscht man nun im Programm aus einer Reihe erfaßter und somit numerierter Belege einen oder mehrere heraus, werden die restlichen Belege neu numeriert - deshalb sollte man sich das Löschen sehr gut überlegen. Hat man trotz aller Vorsicht einmal etwas gelöscht, was nicht gelöscht werden darf, gibt es noch zwei Auswege. Der eine ist, daß man das Programm beenden muß. Dabei wird abgefragt, ob man Veränderungen speichern will, was man dann verneint. Der andere Ausweg ist, daß das Programm Sicherungskopien von den Daten-Dateien anlegt, die man notfalls umbenennen kann. 2. Übersicht Sinn eines Verwaltungsprogramms ist es auch, eine Übersicht über die zu verwaltenden Daten zu erhalten. Im Menü Übersicht kann man wählen, ob man eine Übersicht über das aktuelle Jahr. oder über mehrere Jahre haben möchte. Jeweils erhält man dann eine grafische Darstellung der Kosten pro Jahr oder pro Monat und eine Gesamtauswertung aller bis zur Abfrage erfaßten Belege nach Anzahl und Kosten. Eine Auflistung der Belege nebst Kostengesamtauswertung kann auf Wunsch ausgedruckt werden, was auch mit allen gängigen Druckern funktionieren sollte. 3. Jahresendabrechnung Wie auch in Finnen und Betrieben üblich. kann man am Jahresende einen Jahresabschluß machen. Die Belege werden, nachdem man die Option angewählt hat. zunächst nach Datum sortiert und ausgegeben. Belege, die identisch sind, beispielsweise hunderte von Busfahrkarten, werden zusammengefaßt, wobei aber die Anzahl der entsprechenden Belege aufgeführt wird. 4. Programm beenden Hat man eine "Erfassungssitzung" hinter sich, kann mit dieser Menüoption das Programm verlassen werden. Wie schon erwähnt, wird dann noch gefragt, ob man die Veränderungen abspeichern möchte - also gut überlegen. Mit Belegverwaltung bekommt man die Möglichkeit, die Fahrkostenbelege nicht nur zu erfassen, zu verwalten und im Überblick zu behalten, sondern kann der Erstattungsstelle auch eine sauber erstellte "Buchführung" über die Belege vorlegen - was sich mit Sicherheit positiv bemerkbar macht.
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