★ APPLICATIONS ★ BUREAUTIQUE ★ ALPRE : Programa de control de almacén|Tu Micro Amstrad) ★ |
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Esta aplicación, distribuida por LINNEO SOFTWARE, permite controlar la gestión de almacén, tan sólo con introducir la primera vez el Balance de Apertura y, a partir de éste, los movimientos que se vayan produciendo. Su característica principal es, sin duda, la gran sencillez de manejo. No obstante, permite obtener una información completa y actualizada de la situación del almacén. PERSONALIZACION DEL PROGRAMA Para garantizar el mantenimiento del programa y proteger la propiedad intelectual de sus autores, es necesario remitir el formulario que se suministra con la carpeta de documentación, en el cual figura el nombre de la empresa. A partir de este nombre, LINNEO elabora una clave de acceso, la cual es enviada al usuario. Dicha clave es indispensable para poner en funcionamiento el programa, y sin ella no puede superarse la introducción de los primeros 200 movimientos. CAPACIDADES Dado que el programa puede funcionar sobre los modelos 6128,8256 y 8512, de uno o dos discos; las capacidades máximas de los ficheros no son las mismas. En cualquier caso, y dado que la capacidad de cada disco es fija, se nos permite oV.finir la proporción de registros de artículos y movimientos, de forma que se adapte lo mejor posible a nuestras necesidades. En el 6128 de una unidad de disco es posible almacenar unos 400 artículos y 1000 movimientos. En el de dos unidades, esta capacidad se amplía hasta 1100 movimientos. En el 8256 de una unidad de disco es posible almacenar unos 600 artículos y 1500 movimientos. Con una unidad de disco suplementaria, esta capacidad se amplía hasta 3300 movimientos. Por último, en el modelo 8512 con un disco de 1 megabyte, se puede trabajar con hasta 4500 artículos y 3300 movimientos. PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA En el modelo 6128, basta con introducir el disco de programas, arrancar el sistema operativo CP/M y teclear ALPRE. En el 8256, podemos actuar de forma parecida, u optar por transferir el contenido del disco del programa a la unidad virtual M, dejando un disco colocado en la unidad lectora para albergar los datos de la Aplicación. Esta operación se realiza por medio del comando PIP de CP/M, consiguiendo optimizar el espacio de almacenamiento de este modo. MENU GENERAL DE LA APLICACION La Aplicación está dirigida a base de un único menú general, a través del cual se canalizan todas las posibles opciones. Este Menú General se compone de 15 elementos. Los seis primeros encargados de la alta, baja, modificación, consulta, com-pactación y regeneración de índices del fichero de artículos. La opción séptima se ocupa de la anotación de movimientos de almacén. La octava a undécima, de la impresión de listados de inventario, artículos bajo mínimo, entradas y salidas. Las opciones 12 y 13 se encargan de realizar los oportunos análisis de ventas y stock. Por último, las opciones 14 y 15 desempeñan la función de preparar los ficheros para el comienzo de un nuevo período o ejercicio. FICHERO DE ARTICULOS El fichero consta de los siguientes campos de datos: código, descripción, cantidad disponible, existencia mínima, y precios de compra y de venta al público. La codificación de artículos admite un máximo de 12 caracteres alfanuméricos, quedando reservados un máximo de 30 para la descripción. El campo de cantidad disponible admite hasta 8 caracteres numéricos, incluyendo el punto decimal y el signo menos. Esta cantidad deberá indicarse a la hora de crear el registro por primera vez, actualizándose automáticamente su contenido, en adelante, con las sucesivas entradas y salidas. Como existencia mínima, se admiten hasta 6 caracteres numéricos; y su utilidad es grande, pues nos permite obtener a través de la opción 9 del menú, el listado de artículos bajo mínimos, las cuales precisan de reposición. El precio de compra admite hasta 8 caracteres numéricos, incluyendo el punto decimal y el signo menos. Este dato, que también debe ser introducido al crear el registro por primera vez, puede ser modificado a través de las opciones de modificación de artículos y anotación de movimientos. Por último, el precio de venta al público admite 8 caracteres numéricos, incluyendo el punto decimal y el signo menos. Este dato sólo es posible modificarlo a través de la opción 7 (anotación de movimientos de almacén), variando el precio (descuentos, etc...). No cabe duda que, a pesar de que la codificación de los artículos es libre, conviene seguir unas ciertas normas, que faciliten el agrupa-miento de los diferentes elementos en «familias» de artículos. Para ello, basta con que pongamos especial cuidado en que los artículos de una misma familia, comiencen por una serie de caracteres determinada. En el proceso de baja de artículos, es posible marcar cualquiera de ellos para que, en adelante, no aparezca en los listados. No obstante, las bajas no se realizan de forma efectiva hasta que se selecciona la com-pactación del fichero (opción 5); por lo cual es posible reactivar cualquier registro dado de baja, antes de realizar la compactación.
Debemos poner especial cuidado por lo tanto, en no someter el fichero al proceso d'¡ compactación, antes de estar seguros de que las últimas bajas se han realizado correctamente. De lo contrario, no existirá otro medio de recuperar la información que volver a dar los registros de alta. La opción de consulta de artículos nos permite conocer, además de los datos antes reseñados, los acumulados de entradas y salidas, tanto en unidades como en pesetas, en el último período, así como el total del ejercicio hasta la fecha. La opción de regeneración de índices permite reconstruir el fichero cuando, por causa de algún error de grabación, se destruye parcialmente la información relativa a la ordenación del fichero. ANOTACION DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN A través de esta opción se producen las entradas y salidas de almacén. El primer dato a introducir es la fecha (DD/MM/AA); a continuación el código del artículo; seguidamente la clave, la cual puede adoptar los siguientes valores: «E» entrada, «DE» devolución de en trada, «S» salida y «DS» devolución de salida; a continuación se introduce el número de albarán, cantidad, proveedor/cliente y precio de compra y de venta; dependiendo estas últimas entradas del tipo de clave especificada para el movimiento. INVENTARIO Obtenemos en este apartado un listado ordenado por código, en el cual aparecen los siguientes datos: código de artículo, descripción, cantidad disponible, precio de compra, precio de Por otro lado, puede determinarse antes de comenzar el listado, si se desea que éste se produzca de un intervalo de artículos concreto, asi como la pantalla o la impresora como unidad de salida del mismo. LISTADO DE ARTICULOS BAJO MINIMO En este listado obtenemos los siguientes datos: código de articulo, descripción, cantidad disponible, cantidad mínima, diferencia y precio de compra. Por supuesto, el ordenamiento es por código, pudiéndose seleccionar un intervalo dentro del fichero, así como la salída a pantalla o impresora. ANALISIS DE VENTAS Esta opción nos permite obtener en cualquier momento, un listado total o parcial, por pantalla o impresora, de las ventas realizadas en el período o de las acumuladas en el ejercicio. Además, obtenemos el porcentaje que supone la venta de un período determinado frente al total del ejercicio, artículo por articulo. ANALISIS DEL STOCK La opción de análisis de stock permite obtener un listado por pantalla o impresora, total o parcial, de las entradas, salidas, saldos y valoración del stock. Como detalle obtenemos, para cada artículo, su código, descripción, acumulado de entradas en el período y en el ejercicio, acumulado de salidas en el período y en el ejercicio, stock actual, valoración de éste al precio de venta al púbiico y valoración de las ventas generadas en el periodo, como suma del válor de stock de los artículos listados. INICIO DE PERIODO Y EJERCICIO A través de estas opciones se prepara el fichero para el siguiente período o ejercicio, borrándose los acumulados pertinentes. Puede seleccionarse como «período» cualquier espacio de tiempo, semestre, trimestre o mes; a pesar de ser esta última la unidad de medida más común.
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