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Lorsque j'ai appris qu'il existait un logiciel de facturation sur AMSTRAD, j'ai eu l'envie irrésistible de l'essayer. "Apple-maniaque" depuis quelques mois, je possède un logiciel de facturation "MININIE-FACT" pour MACINTOSH et je le trouve très insuffisant. J'ai donc voulu m'assurer du sérieux de ce nouveau logiciel ! Présenté dans un dossier à rabats en plastique dur de couleur bordeaux, il est accompagné d'une solide documentation en FRANÇAIS. C'est le premier point positif. Il ne suffit pas d'avoir un logiciel pour faire un travail, encore faut-il savoir l'utiliser au maximum de ses possibilités sans avoir à tâtonner pendant une ou deux journées. C'est la raison pour laquelle j'ai commencé par étudier de près le mode opératoire. Constitué d'une centaine de pages, il est clair, net et précis! Le logiciel tient sur un seul disque, avec en face A le programme, les fichiers clients et qualité et en face B les autres fichiers. Du premier coup d'œil, en lisant le sommaire du manuel, on constate qu'il est assez complet. Il propose en effet plusieurs gestions de fichiers : CLIENTS, ARTICLES avec STOCK, CONSTANTES, QUALITE, ainsi que la saisie des factures, de leur édition, l'inventaire, le calcul des réapprovisionnements de stock, la saisie des entrées/sorties de stock, le journal de ventes avec clôture, la liste des factures en cours.
Une autre version est en préparation, nous a-t-on dit, pour la fin de l'année et elle permettra de gérer jusqu'à 9999 clients, comme le laisse prévoir l'instruction "Entrez un code entre 1 et.9999..." lors de la création du fichier. Pour l'instant, il n'y a pas de solution pour gérer plus de 499 clients. Point important : il n'est pas nécessaire de posséder deux lecteurs. En effet, il apparaît sur l'écran chaque fois que c'est nécessaire l'instruction demandant la disquette Fichiers (la face B) ou la disquette Programme fia face A). Dans le cas de deux lecteurs, et pour éviter des manipulations, il est possible de commander à son fournisseur une disquette FICHIER avec la répartition ARTICLES et LIGNES DE FACTURES souhaitée. Cette procédure évite des manœuvres souvent fastidieuses. Maintenant que nous avons fait connaissance, je décide de lancer le programme, curieuse de voir s'il saura me séduire jusqu'à la fin.
Ces trois données se trouvent dans le fichier CONSTANTES. Cinq lignes de 20 caractères réservées à l'en-tête de la facture permettent d'éditer les factures sur listing blanc si on ne dispose pas de papier pré-imprimé. Le numéro de facture, entre 1 et 9999, peut être choisi. Il sera ensuite systématiquement incrémentéde 1 et sauvegardé. Même chose pour le numéro d'avoir. Pour la TVA, il existe déjà le taux 18,6 % en code 1 et le taux 33,33 % en code 2. Reste le code 3, disponible pour un taux de son choix. A noter qu'il n'est pas nécesaire de créer un taux 0,00 % pour les articles exonérés. Il suffit simplement, à la saisie de la facture, de ne saisir aucun code de TVA. Il m'en faudrait quatre. Je supprime le taux de 33,33 % pour le remplacer par le taux de 4 %. Je décide de réorganiser les trois taux par ordre croissant, mais impossible de centrer létaux de 18,6 % en code 3, la ligne prévue pour un taux supplémentaire. L'auteur de ce logiciel devrait savoir qu'il existe au moins 4 taux minimum. Si l'on veut séduire certaines professions, il faudra revoir cette partie importante. La ligne "Nb de stations" indique si l'on travaille avec un ou deux lecteurs. Ces trois paramètres saisis dans le fichier CONSTANTES, il ne sera plus nécessaire de ressaisir a chaque fois les données répétitives et de tenir un cahier de numéros de factures ou d'avoirs. Maintenant, passons aux informations qu'il est habituellement nécessaire de saisir à chaque nouvelle facture :
Ici, le travail de saisie est réduit au minimum. Seule la mise en route sera fastidieuse : saisir les informations "Clients" (numéro, conditions de règlement, nom, adresse, profession ou qualité) doivent être rentrées dès le début dans le fichier clients. Dans le cas où on inscrit ces données directement lors de l'établissement de la facture, elles ne seront pas enregistrées dans le fichier. Quand on sait que le programme ne prévoit que 499 clients, on peut ainsi ne pas encombrer le fichier avec des clients occasionnels. GESTION L'écran est divisé en deux zones :
Remarque : il est possible d'entrer uniquement le prix de vente H.T. Pour l'obtenir, il faut compléter les lignes 3 et 4. Le produit Prix Achat x Coefficient de vente s'affiche sur la ligne 4 en encadré. C'est un peu ennuyeux ! Essayez donc d'aboutir, par exemple, à un prix de vente H.T. de 250 F quand le prix d'achat est de 165 F ! Juste avec 2 décimales ! C'est une vraie gymnastique, surtout quand il faut saisir une foule d'articles. D'un autre côté, ce système met en évidence la marge brute pour chaque produit. Et comme le coefficient de vente ne peut absolument être inférieur à 1, il est impossible de vendre un article "à perte". De plus, c'est le prix moyen pondéré qui sert au chiffrage du stock. Ce système, quoique compliqué, doit être apprécié des gestionnaires ! GESTION DU FICHIER CLIENTS Pour bénéficier du gain de temps que permet le programme par rapport à un système de facturation classique, il est impératif d'enregistrer les clients dans ce fichier en leur attribuant un numéro entre 1 et 499. Là encore, l'écran est divisé en deux avec à droite les 5 choix de travail et à gauche la fiche "client" qui propose :
Les lignes 8 et 9 : il existe déjà dans le programme des équivalences : 8 pour les codes règlements + le code 0 au choix et 19 pour les codes échéances. A noter que ces listes sont exhaustives et donc non modifiables. Si elles ne conviennent pas, il faut, par le code 0, inscrire à la saisie de la facture les conditions souhaitées. LA SAISIE DES FACTURES A l'appel du code client, le nom et l'adresse apparaissent à l'écran. Si l'on constate une erreur, il est possible de la corriger sans quitter la saisie. Il faudra par la suite intervenir sur le fichier clients pour enregistrer la correction. Après avoir tourné la disquette, le numéro de facture s'inscrit automatiquement à la frappe de la lettre F (ou A pour l'avoir). On peut ensuite saisir la date de facture à chaque nouvelle facture. La facture en elle-même se fait en appelant à chaque ligne le code article. La désignation et le prix de l'article s'affichent à l'écran. En tapant la quantité, le prix total HT apparaît. Il suffit d'ajouter le code TVA et le code représentant s'il y a lieu. Le pied de facture récapitule les totaux HT par taux de TVA. Les lignes port et divers sont prévues pour les opérations non taxables. Le montant TTC à payer se calcule automatiquement, et la facture est terminée. EDITION DES FACTURES Tant qu'on n'a pas procédé à la clôture du journal des ventes, il est possible d'appeler une facture par son numéro pour modifier une ou plusieurs données ou pour la supprimer. L'édition sur imprimante se fait facture par facture. Il est dommage que le concepteur n'ait pas prévu l'édition de plusieurs factures successives en demandant les numéros de la première et de la dernière à éditer. Cette modification du programme doit être réalisable. Autre inconvénient technique : il n'est prévu aucun paramétrage imprimante. A moins de posséder une imprimante AMSTRAD, il n'est pas certain de pouvoir imprimer correctement les factures sans apporter des modifications à son imprimante. Ce logiciel permet d'avoir un inventaire chiffré à jour puisque toute opération intervenant sur le fichier articles est systématiquement prise en compte. Par la saisie des entrées/sorties, il est possible de comptabiliser les entrées telles que invendus, achats et les sorties comme les ventes en comptant les "gratuits", etc. Pour le "calcul des réapprovisionnements", il est possible de prévoir et de chiffrer les achats à court terme. Il n'est pas possible de reprendre ici point par point chaque élément du logiciel. La notice d'utilisation est fort bien faite, comme je l'ai dit au début. Florence MELLET , CPC n°3 (SEPTEMBRE 1985)
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